様々な雇用形態がある昨今で、弊社でもリモートワークをする機会が増えたりする中
効率よく業務を回すために、様々な工夫をしてます。
その中でSLACKがメインオフィスのような形になってきており、最大限にSLACKの機能を使うために弊社で導入している活用方法をご紹介します。
バーチャルオフィスツールなども登場してますが、まずはSLACKをバーチャルオフィスに見立てて最大限に活用してみましょう。
1)絵文字やスタンプは立場かかわらず極力使うようにしましょう
絵文字のリアクションはとても便利です。わざわざテキストを打って投稿する必要もありませんし、相手にもアクティビティの通知のみで済みます。また、リアクションをもらうことでSLACK上が華やかになります。これは、社内の雰囲気作りにもとても重要な要素の一つです。リモート勤務時は、通常より多くのSLACKメッセージ、絵文字リアクションを送ることを心掛けてください。
2)名前は検索しやすいように日本語とローマ字で設定。アイコンも独自のものを設定。
SLACKでメンションする時、漢字でメンションするのはかなりめんどうです。日本人のキーボードはたいていローマ字タイピングになっているはずなので、ローマ字でも名前を入れておきましょう。メンションが100倍しやすくなります。
アイコンも独自のものを使用しましょう。人間は視認性を重要しし判断します。デフォルトでは相手の顔や雰囲気もわからず、相手にまずは「この人誰だろう」という零コンマ何秒の仕事を与えてしまいます。
3)プライベートメッセージ(DM)の利用は禁止
だいたい社内の半分の問題は、知らなかった、共有されてないが問題になります（言い過ぎ？
「知らなかった」をなくすためにも、基本的にはすべて個別の専用チェンネルで発言するようにしましょう。DMは人事関連のみです！
そこに流れているのに、知らなかったは基本的には通用しないので、チャットの流れを常に把握する必要があります。それによりその人がどんな考えなのかもわかりますし、会社がプロジェクトがどう動いているかをチーム全員で把握できるようになります。
4)SLACKのスレッド
かなり賛否両論ありますが、SLACKのスレッドは使いづらいと思ってます。スレッドをすることによって、情報が閉じ込められてしまい、プロジェクトリーダーなどが状況を把握しづらくなってしまいます。
メリットは、通知が飛ばないことによる限られた関係者のみでトークができることです。
スレッドを使うのは、かなり難易度が高いと思ってください。関係者以外に通知しなくて良いと判断できるときのみスレッドにしましょう。トークの最中に共有すべきことができたら、タイムラインにも随時共有するようなテクニカルな部分も必要になってきます。
「はい、OK、了解、承知」などはスタンプにする。➙スレッドなどにはしない。
5)メッセージ送信時に関連リンクをつける
可能であれば、既知のものでもメッセージ送信時には関連リンクをつけるようにしましょう。関連リンクをつけることでメッセージの情報量が格段に向上します。
6)休みの日に名前のあとに「◯月◯日休み」など書くとGOOD
休みなどは事前に共有するとして、業務中にメンションするときに、名前に休みが書いてあると、心理的にメンションを控えると思います。自身の休みを満喫するためにも入れておきましょう
勤怠/業務報告
弊社ではまだ人数も多くないので業務報告をSLACKで行ってます。
ワークフローを登録し、遅刻やリモート出勤、退勤などをここで管理してます。遅刻や退勤など指定の絵文字を押すと、フォームが自動で生成されそちらに業務報告、遅刻連絡などをしていく形になってます。業務報告はGoogleのスプレッドシートに自動でログが取れるようにしてあります。
また、稟議の申請もワークフローで簡易的に行うことにしてあります。指定のショートカットから稟議のフォームが立ち上がり、そこで申請➙承認という形でできるようになってあり、こちらもGoogleスプレッドシートにログが取れるようにしてあります。
リストの使用(タスク管理)
SLACKは相手に仕事をお願いするツールであることは間違い有りません。ただ、その進捗がどうなってるのか把握しづらいという難点があります。それを解決するのがリストです。リストを使うことによって、タスクの進捗を把握することができ、備忘にもなります。弊社では基本的に数時間以上かかりそうなタスクに関しては起票するようにしてあります。
相手にタスクをお願いするとき、すぐに終わる確認などはメッセージだけで完結。なにか作業が発生して数時間以上かかりそうなものはタスク化して期日設定、担当者をアサインします。
まとめ
SLACKはもはやバーチャルオフィスになってます。リモートやオフィス勤務、雇用形態も社員、業務委託など働き方も多様化してます。非同期な働き方をし、効率化して仕事を進める必要があり特にリモートワーカーは、慎重にSLACKを使用していかなければなりません。必要以上にメッセージを送る、絵文字リアクションをする。「自分は働いてるよ！」というアピールをすべきです。
オフィスとリモートワークでは、必ず情報の齟齬が発生します。オフィスワーカーは積極的に情報をSlackに共有し、リモートワーカーも不明点をSlackで適宜確認するよう心がけてください。円滑なコミュニケーションのために、お互いが配慮し合うことが重要です。
また、リモートワーカーは情報が少なくなる前提を念頭において勤務する必要がありそうです。
全員がルールを意識して快適なSLACKライフを送りましょう！
